Calculadora de Gastos de Viaje y Kilometraje

El cálculo de la liquidación de gastos de viaje sigue una fórmula matemática sistemática:

1. Calcular los Costes de Locomoción: Multiplica los kilómetros totales recorridos por la tarifa por kilómetro estipulada (ej. Kilómetros × 0,26 €/km).
2. Añadir Gastos Directos de Transporte y Estacionamiento: Suma peajes de autopista, recibos de parking regulado, taxis, billetes de tren o vuelos.
3. Incorporar el Alojamiento: Agrega las facturas completas de las pernoctas hoteleras justificadas.
4. Computar las Dietas de Manutención: Añade las comidas de trabajo respetando los límites legales exentos (hasta 26,67 €/día sin pernocta o 53,34 €/día con pernocta en España).
5. Totalizar la Liquidación: Total Liquidación = Compensación Kilométrica + Peajes/Parkings + Hotel + Dietas + Transporte.

Una nota de gastos profesional se divide en dos grandes partidas:

• Gastos de Locomoción (Kilometraje): Número total de kilómetros recorridos multiplicado por el precio unitario pactado (habitualmente 0,26 €/km o superior según convenio). Cubre combustible, amortización del coche, cambios de neumáticos, aceite y seguro.
• Gastos de Estancia y Manutención: Peajes de autopista, parkings públicos, billetes de avión/AVE/taxi, estancias hoteleras y comidas de trabajo devengadas fuera del centro de trabajo habitual y del municipio de residencia.

Para que los gastos no computen como retribución en especie en la nómina del empleado y sean deducibles en el Impuesto sobre Sociedades o IRPF del autónomo:

• Facturas Completas: Es necesario solicitar facturas nominativas con NIF, razón social y desglose de IVA para alojamiento y restauración. Los tiques simplificados sin identificar al pagador presentan riesgo de rechazo ante una inspección tributaria.
• Acreditación de la Realidad del Desplazamiento: Conviene respaldar la hoja de gastos con partes de trabajo, hojas de ruta con origen y destino, correos electrónicos con el cliente o convocatorias de reuniones comerciales.
• Medios Electrónicos para Autónomos: Conforme a la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo (Ley 6/2017), las dietas de manutención del autónomo exigen obligatoriamente abono mediante tarjeta u otro medio electrónico en establecimientos de hostelería (hasta 26,67 €/día en territorio nacional sin pernocta).

Entre los fallos más habituales destacan computar el trayecto diario de ida y vuelta desde el domicilio particular hasta la oficina habitual (trayecto "in itinere", no compensable como kilometraje profesional exento), omitir el kilometraje detallado en las hojas de liquidación o mezclar días de vacaciones privadas con jornadas laborales sin prorratear adecuadamente las noches de hotel.

El importe por kilometraje (160 × 0,26 €) queda íntegramente exento de IRPF, sumándose al coste del estacionamiento y la comida debidamente documentada.

Permite proyectar el presupuesto global de la intervención técnica o refacturar los costes exactos al cliente final.